Belge Yönetim Sistemleri: Belge, yani bilgi aramadaki zaman kayıpları önler. İstediğiniz bir belgeye ulaşma süreniz birkaç saniyeyi geçmez. Masanızdan kalkıp arşiv bölümüne gitmenize, döküman karıştırmanıza gerek yoktur. Oturduğunuz yerde, bilgisayarınızın ekranından istediğiniz belgeyi görebilirsiniz.

      Belgeye aynı anda sınırsız sayıda kişi erişebilir. Tabi ki sadece belgeyi görmeye yetkisi olanlar bu işlemi gerçekleştirebilir. Bu da belgelerin güvenlik açısından da sistem tarafından korunduğunu göstermektedir. Belgenin sadece bir kopyasının saklanması yeterlidir, böylece hem gereksiz fotokopi masrafı ortadan kalkmış hem de daha az kağıt tüketilerek bir çok ağaç kurtarılmış olur.
Belgeler, bozulmadan uzun süreli bilgi saklama özelliği olan optik disklerde ya da CD'lerde saklanır. Böylece belgelerinizin kaybolması gibi sorunlarınız ortadan kalkar.

Ofisinizi gittikçe daraltan arşiv dolaplarının yerini, cebinize bile sığacak boyuttaki optik disk ya da CD'ler alacaktır. Bir optik diske ortalama 50.000, bir CD'ye ise 20.000 tane A4 sayfa boyutunda belge sığmaktadır. Belgelere ulaşma zamanı ve her türlü belgeye ulaşabilme imkanı, ofisinizdeki verimliliği ve başarıyı artıracaktır.

      Bundan sonraki bölümde teknik anlamda daha detaylı bilgi bulacaksınız. Anlatılanlar dünyada kullanılmakta olan ve Arşiv yazılımında kullanılan en genel yapıyı size aktarmaktadır. Docuplus tamamen Web tabanlı olup, PaperPlus Doküman Yönetim Sistemi ile entegreli çalışmaktadır. Evrak/İş türleri ve bu türlere ilişkin alanlar sistem yöneticisi tarafından belirlenir. Sisteme evrak/iş girişi yapan kullanıcı evrak/iş türünü,buna ilişkin ekleri ve gizlilik derecesini belirtebilir. Evraka ilişkin dosyalar bilgisayardan seçilebilir ya da internet ortamında herhangi bir ek programa ihtiyaç duyulmaksızın tarayıcı aracılığı ile sisteme yüklenebilir.

Evrak İşlem: İşlem görmek üzere bekleyen dosyalar detaylı bir şekilde listelenir. Evrak gönderme sırasında gönderme modu seçilebilir, açıklama girilebilir ve evrak zimmetlemesi yapılabilir. Evrakın aynı anda birden fazla rol, rol grubu, arşiv veya akışa gönderilebilir. Evrakın her bir adımında,istenilen rol veya gruplara sistem içinden veya e-posta yoluyla mesaj gönderilebilir. Sistem içinden gönderilen mesajlarda kullanıcı uyarılır.

Evrak Sorgulama; Evrakın tüm bilgilerinden sorgulama yapılabilir. Ayrıca yapılan sorgulama sonucu, gelecek evrakların hangi bilgilerinin listelenmesinin istendiği belirtilebilir. Sorgulama kaydedilerek kullanıcılar tarafından ilerde listenebilir ve kullanılabilir. Zamanında işlem görmeyen, geciken evraklar listelenebilir.

      Akış Tanımlaması: Kurum içinde evrakların takip ettiği akışlar, önceden sisteme tanıtılabilir. Akış tanımlaması grafiksel bir arayüzle, kolay kullanılır ve anlaşılabilir bir şekilde yapılabilir. Evrak Yönetim Sistemi ile entegrasyon sayesinde akışı tamamlanan evraklar arşivde önceden belirtilen klasörlere gönderilebilir.


Tanımlamalar: Kurum içerisindeki birimlerin evrak defterleri sisteme tanımlanabilir, birimler gelen-giden evrakları için isterlerse ayrı ayrı defterler isterlerse de tek defter tutabilirler. Sistem yöneticisi kullanıcı, rol, rol grubu, birimler, yetkiler ve evrak türleri gibi tanımlamaları yapabilir. Uygulamada tüm sektörlere hitap etmektedir. Fakat sıkça uygulanan sektörler; Kamu, Bankacılık ve Finans Sektörü, Sağlık Sektörü, Basın Yayın, Hukuk ve Mali Mevzuat tır.

İsterseniz işe, resmi bir belgenin zaman içinde yeniden kullanılmak üzere saklanması gerektiğini düşünerek başlayalım. Bu tür belgeler normal arşiv düzeninde konularına göre dosyalansalar bile daha sonra belgeyi bulmak genelde sorun olmaktadır. Oysa belgelerin elektronik ortamda saklanması halinde, istenilen belgeye kısa sürede erişmek mümkündür. Bunu bir örnekle görelim:

Diyelim ki bir ihracat şirketimiz var. Şirket yazışmalarını yurtiçi ve yurtdışı olmak üzere iki ana grupta toplayalım. Bu iki ana grubun alt grupları da olabilir (örneğin ülke bazında Gelen ve Giden Yazılar, Teklifler, Faturalar vb.). Yurtiçi ve yurtdışı belgeleri ayrı dolaplara koyabiliriz. Dolapların bulunduğu odaya arşiv odası dersek, belgeleri kullanabilmek ya da yeni bir belgeye ulaşabilmek için : Arşiv odasına gidilir. Konu ile ilgili dosya dolaptan çıkarılır.  Dosya açılıp içindeki belge, verilen isim ya da numaraya göre bulunur.

Oysa arşivleme  programı kullanıldığında, gerek belge saklamak (arşivlemek) gerekse arşivlenen bir belgeyi belli bir zaman sonra yeniden kullanmak için kişinin masasından kalkmasına ve arşiv odasına gitmesine hiç gerek kalmaz. Tüm belgeleri bulunduğu yerden saklayabileceği gibi yine tüm belgelere bulunduğu yerden erişebilir.

Program arşiv odası gibi kullanılarak içinde istenilen sayıda dolap yaratılır. Bu dolapların içinde de, yine istenilen sayıda dosya yaratılarak, daha sonra belgelerin tür ve/veya konularına göre arşivlenmeleri sağlanır. Saklanan her belge belli bir sistem içinde arşivlendiği için tüm belgelere, sorgulama yardımıyla kısa sürede erişilir ve belgeler kullanılır hale gelir. Bu sistemde hem bilgisayar ortamında yer alan belgeler (Word, Excel belgeleri, resimler vb.), hem de tarayıcı ile taranan belgeler, her türlü ses ve görüntü kayıtları ve Internet'ten indirilen bilgiler güvenli bir şekilde saklanabilirler.

      Böylece, normal koşullarda bir sürü dolap dolduran belgeler bilgisayar ortamında saklanır ve daha az yer kaplamaları sağlanır. Optik disk veya CD'lere düzenli biçimde yedekleme yapılması halinde, belgelerin kaybolma riskinin yanı sıra, üzerlerinde yetkisiz kişilerce istenmeyen
değişikliklerin yapılması riski de ortadan kaldırılır. Yangın, sel gibi doğal afetler yaşanması halinde bile belgeler güven içinde olur.

      Ticari Belgeler:  Şirket tarafından kesilen faturalar, irsaliyeler ve teslimatla ilgili notlar, hangi sözcük işlemci, hangi faturalama ve muhasebe sistemi kullanılarak basılırlarsa basılsınlar, yazdırıldıkları anda elektronik olarak arşivlenirler. Ayrıca şirkete kesilen faturalar ve diğer ticari belgeler de taranarak elektronik arşivdeki bir dolapta saklanır. Bu şekilde arşivlenen bir faturaya ilişkin diğer bilgiler, örneğin fatura tarihi veya fatura toplamı kullanılarak, muhasebe sisteminden alınabilir.

      Teknik Belgeler: Genelde büyük olan teknik çizimler ve ozalitler, mikrofilmlere kaydedilen planlar ve bunlar gibi birçok belgeyi de, CAD dosyaları, resmi standartları içeren belgeler ve veri sayfalarıyla birlikte elektronik olarak dosyalamak mümkündür. Bu belgeler dosya olarak elektronik ortamda mevcut olabilir, bir tarayıcı ile taranabilir veya dosyalar ofis içinde yaratılabilir. Ancak arşivleme de hepsini birlikte arşivleyebilir. Böylece sisteme bağlı tüm kullanıcılar, yerel ağ, Intranet ve hatta Internet üzerinden aynı bilgiye erişebilirler.

      İletişim ve Yazışma:  Herhangi bir sözcük işlemci kullanarak yazılan mektuplar, teklifler ve diğer belgeler, PaperPlus® kullanılarak arşivlenebilir. Şirkete gelen mektuplar, broşürler, faks iletileri ve diğer belgeler bir merkezde taranır ve ilgili dolaplara arşivlenebilir. Yazılı ve sesli iletiler ağ üzerinden gönderilebilir, tüm belgeler iş akışı programlarına entegre edilebilir. Kurum içi iletişim ve yazışmalar da arşivleme sayesinde çok daha kolay ve etkin olmaktadır. Kurumsal yazışmaların tümü kolayca arşivlenebilir, güven içinde saklanabilir ve istenildiği zaman, istenilen yerden incelenebilir.

      Erişim: Belge yönetim sisteminde arşivlenen belgelere erişim çok kolaydır. Aranan bir belgeyi bulmak için kullanılabilecek birçok kriter vardır: bilgi alanı, anahtar sözcük, metin alanı. Arşivdeki belgelere bütün kullanıcılar yetkileri doğrultusunda erişebilir, hatta bu erişimi Internet üzerinden bile sağlayabilirler. Üstelik bir belgeye birden fazla kullanıcı aynı anda da erişim sağlayabilir. Uzun süreli depolama ve yedekleme amacıyla veriler optik disklere veya CD-ROM'lara aktarılır. Böylece hem uzun yıllar boyunca saklanacak olan belgelerin güvenliği sağlanır hem de kullanıcılar bu depolama birimlerine erişerek belgeleri inceleyebilirler.
Doküman Yönetim Sistemleri: Değişen dünya koşullarında tüm kurum ve kuruluşların, artan bilgi ve belge düzeyine paralel olarak bilgi veya belgeye anında ve/veya hızlı bir şekilde ulaşımlarının sağlanması amacıyla, bilginin temel kaynağı olan belgelerin güvenli bir arşivde saklanması zorunlu hale gelmiştir.

      Günümüzde bile yaygın olarak kullanılan geleneksel arşiv ortamlarının elverişsiz, sağlıksız ve güvenilir olmayışının yanı sıra bu ortamlardaki belgelere (bilgiye) erişimin uzun zaman alması ve çok zor olması, belgelerin (bilginin) elektronik ortamlarda saklanması gereğini doğurmuştur.

      Belge Arşiv Sistemleri: Bilgi, günümüzün en önemli olgusu haline gelmiştir. Bilgiye doğru zamanda ve güvenilir olarak erişmek her kurum ve kuruluşun en önemli gereksinimidir. Çünkü önemli olan bilgiye sahip olmak değil, gerektiğinde bu bilgiye en kısa sürede, müşteri memnuniyetini ve kurumsal çıkarları arttıracak şekilde erişebilmektir. Belge yönetim sistemleri, işte bu gereksinimi karşılamak amacıyla geliştirilmişlerdir. Belge yönetim sistemleri sayesinde, bir ofisin tüm iç ve dış iletişimi etkin biçimde yönetilir, herkesin tüm gelişmelerden anında haberdar olması sağlanır ve iş akışı hız kazanır.

      İş ve Evrak Akışı: Firma içinde bir bilginin ilgili birimlere aktarılmasında, aktarılan bilginin ilgili kişi ve/veya çalışma gruplarına ulaşıp ulaşmadığının denetiminde, birimler arası bilgi alışverişinde ve yapılması gerekli işlerin, ilgili kişilere belirli sürelerde hatırlatılmasında profesyonel bir yaklaşım içerisinde olunması sağlanır.

      Anahtar Teslim Sistem Kurulumu: Konusunda son derece deneyimli olan şirketimiz, mevcut sisteminizde gerekli düzenlemeleri yaparak en etkin şekilde çalışmanızı sağlayabilir veya firmanızın bilgisayar ve yan donanım sistemlerini analiz ederek, sektörel deneyimlerimiz ve ileri teknoloji ürünlerinin kullanımı ile tamamen anahtar teslim sistemi şeklinde kurabiliriz. Bu sistemlerin bakım ve destek hizmetlerini verebilir ve ileride gerek duyulabilecek diğer donanım ve yazılım ihtiyaçlarınızı da karşılayabiliriz.